對于廣大的中小企業來說，如何利用信息化工具提高管理效率一直是個難題。

　　大塊頭的CRM等管理軟件不適合用,也用不起。中小企業專用管理軟件則有名無實，很難根據企業的具體情況量身定做。目前，市場上流行的所謂個性化的量身定做，實際上就是把企業管理問題模塊化、簡單化、標準化，然后讓中小企業像搭積木一樣，自行組合。但實際效果令人沮喪。因為這顯然太理想化了。管理軟件系統再怎么標準化，都是固定的。而中小企業的管理缺乏流程，又千變萬化。一萬個中小企業就有一萬種管理模式。一個軟件怎么能實現一萬種不同的需求？

　　于是，“小老板”只好用郵件、用Excel表格等“土”辦法進行人工管理。于是，員工每周的工作日志郵件或者Excel滿天飛。于是，老板只能在周一大清早硬著頭皮趴在大堆大堆的郵件和Excel中，其辛酸不必言說，收效也甚微。

　　難道說中小企業的管理就只能這樣了？

　　答案是否定的，借助一些通用信息收集和分析系統，筆者在實際工作中就找到了一條管理信息化的捷徑。

　　作為管理幾個部門的負責人，筆者認為自己最大的任務是監督部門負責人按照計劃、按照公司的方向和重點開展工作。為了保證這一點，筆者每周要逐個查看各部門負責人的每周工作總結，有時為了工作需要甚至還要查看部門基層員工的日志。以前，每周一要收到幾十個帶附件的Excel文檔，人多事雜，很難盯著重要事情的進展，從整體上監控部門的工作，從而保證在大項目出現問題時隨時提供公司層面的幫助。

　　要想高效率地完成管理工作，必須有一個方便的管理工具。考慮到公司的具體要求多種多樣，市場上很難有適合的管理軟件，只有一個可能，就是利用通用的軟件或網絡服務實現中小企業的個性化需求。

　　在線調查系統(surveycool.com)滿足的就是這樣的需求，它的作用是收集被調查者的信息，然后根據調查結果生成分析圖表。考慮到工作日志就是每個員工的被調查信息，利用調查系統是可以進行日志管理的。也就是說，把所有的日志作為信息進行收集，管理者是調查發起人，員工是被調查者。這樣就能利用調查系統進行日志的管理，同時可以充分利用調查系統的統計分析功能，對員工的個人工作日志進行總結。更令人興奮的是，部門整體工作進展利用統計功能也一目了然。

　　把工作日志做成調查還是首次嘗試，挑戰是不言而喻的！如何入手、如何達到管理目的成了關鍵。

　　都說萬事開頭難，但只要理順工作日志的內容和關鍵，再完成日志的調查問卷設計就順其自然。每個中小企業雖然行業五花八門，但一般來說周工作日志主要分為兩大部分，第一部分是本周的工作總結，第二部分是下周工作計劃。

　　怎么通過工作日志把人管理起來呢？根據筆者對管理的理解，員工管理中最核心的是對其時間資源的管理。時間永遠都是不夠用的，只有把有限的時間資源應用到重要的工作任務中才是高效率的工作方法。不管是對公司高管，還是基層員工，都是一樣的道理。現實中，除了重要的事情，我們不得不做一些例行的支持工作，所以，我在設計工作總結時，把工作任務分為“重要”、“例行”兩個類別。

　　在后來的執行過程中，我發現團隊最大的短板不是做不重要的事情，而是沒有計劃性。從部門經理到基層員工，需要做的重要事情太多了，想起哪個做哪個，無序的工作狀態導致最終的結果是大家都在忙，但效率卻十分低下。所以，為了提高工作效率，需要提醒員工加強工作計劃性。在后期，我把工作總結中的任務加上了“計劃外”類別。

　　計劃總是美好的，很多人會由于各種原因不能按時完成計劃。批評徒勞無益，如果一個任務延誤，找出其中的原因避免以后再發生類似錯誤最為關鍵。所以，當員工沒有按時完成工作任務時，主管就想知道員工“任務延誤的原因是什么”。調查系統有一個“邏輯跳達”功能，能夠滿足不同情況不同的處理。比如，當員工在填寫日志時選擇任務狀態“延誤”后，系統會自動加上一個調查題：“這項任務延誤的原因是什么？”

　　這個“邏輯跳達”功能十分強大，可以根據每個人實現個性化工作日志的目的。比如，為了督促每個員工改正缺點，發揮優勢。主管除了對自己的工作進行自我評價以外，同時還要對自己的下屬進行工作評價，以便被評價的員工改進從而進步。當這名主管選擇自己的姓名后，系統會自動“跳達”到對他下屬進行工作評價的問卷。每個主管要評價的員工不同，系統會自動“跳達”到不同的評價問卷。